International exhibition mempertemukan pengunjung, exhibitor, partner bisnis, dan profesional dari berbagai negara dalam satu venue. Dalam situasi seperti ini, komunikasi menjadi bagian penting dari pengalaman pengunjung. Informasi mengenai booth, registrasi, lokasi seminar, jadwal acara, hingga akses ke area tertentu harus dapat disampaikan dengan jelas.
Karena itu, kebutuhan terhadap jasa usher tidak hanya berkaitan dengan penampilan atau kemampuan menyambut tamu. Untuk exhibition yang dihadiri peserta internasional, kemampuan berkomunikasi dalam lebih dari satu bahasa dapat membantu usher menjalankan perannya dengan lebih efektif.
Multilingual usher dapat menjadi titik kontak pertama ketika pengunjung membutuhkan bantuan di venue. Mereka membantu menjembatani kebutuhan informasi sederhana antara penyelenggara dan pengunjung, terutama ketika bahasa menjadi salah satu potensi hambatan komunikasi.
Mengapa Bahasa Menjadi Penting dalam International Exhibition?
International exhibition memiliki karakteristik pengunjung yang lebih beragam dibandingkan event yang hanya menyasar audiens lokal. Seorang pengunjung mungkin datang dari Jepang, Korea Selatan, China, Singapura, Australia, Eropa, atau negara lainnya dengan tingkat kemampuan bahasa Inggris yang berbeda-beda.
Dalam kondisi seperti ini, informasi yang sebenarnya sederhana dapat menjadi lebih sulit dipahami apabila disampaikan dengan bahasa atau istilah yang tidak familiar.
United Nations, misalnya, menempatkan multilingualism sebagai bagian penting dalam komunikasi dengan kelompok yang memiliki latar belakang bahasa berbeda. Menurut PBB, penggunaan berbagai bahasa membantu meningkatkan partisipasi dan efektivitas komunikasi dalam lingkungan yang beragam.
Prinsip tersebut juga relevan dalam konteks exhibition. Usher memang bukan pengganti interpreter profesional. Namun, mereka dapat membantu kebutuhan komunikasi dasar yang muncul sepanjang perjalanan pengunjung di venue.
Contohnya:
- Menjelaskan lokasi booth tertentu.
- Mengarahkan pengunjung ke registration counter.
- Memberikan informasi mengenai ruang seminar.
- Membantu menunjukkan lokasi toilet, lounge, atau meeting room.
- Mengarahkan antrean.
- Menjawab pertanyaan umum mengenai alur acara.
- Menghubungkan pengunjung dengan personel yang tepat ketika pertanyaannya lebih spesifik.
Dengan demikian, kemampuan bahasa bukan sekadar tambahan pada profil usher, tetapi dapat menjadi bagian dari kesiapan operasional event.
Peran Multilingual Usher dalam Exhibition
Multilingual usher tidak harus mampu menerjemahkan seluruh percakapan atau materi exhibition. Yang lebih penting adalah kemampuan mereka menangani interaksi sehari-hari yang sering muncul di area publik.
Dalam praktiknya, posisi usher dapat ditempatkan pada titik-titik dengan intensitas interaksi tinggi, seperti entrance, registration area, information desk, exhibition hall, seminar room, VIP area, maupun area meeting.
| Area | Kebutuhan Pengunjung | Peran Multilingual Usher |
|---|---|---|
| Entrance | Mencari pintu atau area tertentu | Memberikan arahan dan informasi dasar |
| Registration | Bingung mengenai proses registrasi | Membantu menjelaskan alur dan mengarahkan ke petugas terkait |
| Exhibition Hall | Mencari booth atau exhibitor | Menunjukkan lokasi dan jalur menuju booth |
| Seminar Area | Mencari ruang atau jadwal sesi | Memberikan informasi dasar dan mengarahkan peserta |
| VIP Area | Membutuhkan pelayanan lebih terarah | Membantu memastikan tamu menuju area yang tepat |
| Information Desk | Membutuhkan informasi umum | Menjawab pertanyaan sederhana atau menghubungkan dengan PIC |
Pembagian seperti ini membantu penyelenggara menentukan di mana kemampuan multilingual paling dibutuhkan. Tidak semua usher harus menguasai semua bahasa. Komposisi tim dapat disesuaikan dengan profil pengunjung dan titik interaksi yang paling penting.
Bahasa Apa yang Perlu Dikuasai Usher?
Bahasa yang dibutuhkan tentu bergantung pada karakter exhibition. Untuk international exhibition di Indonesia, kemampuan bahasa Inggris biasanya menjadi salah satu pertimbangan utama karena digunakan sebagai bahasa komunikasi lintas negara.
Namun, kebutuhan dapat berbeda apabila exhibition memiliki target peserta dari negara tertentu.
Misalnya, sebuah exhibition yang banyak diikuti exhibitor dan pengunjung dari China dapat mempertimbangkan Mandarin-speaking usher pada area tertentu. Begitu pula event yang memiliki konsentrasi peserta dari Jepang atau Korea dapat mempertimbangkan talent dengan kemampuan bahasa yang sesuai.
Yang perlu diperhatikan adalah jangan menjadikan kemampuan bahasa sebagai satu-satunya kriteria.
Usher tetap perlu memiliki kemampuan komunikasi interpersonal, sikap ramah, kemampuan mengikuti briefing, pemahaman terhadap layout venue, serta kemampuan mengetahui kapan harus memberikan jawaban dan kapan harus mengarahkan pengunjung kepada PIC yang lebih kompeten.
Dengan kata lain, multilingual usher yang efektif bukan hanya orang yang dapat berbicara dalam beberapa bahasa, tetapi juga memahami batas tanggung jawabnya di dalam event.
Cara Menyiapkan Multilingual Usher untuk International Exhibition
Kemampuan bahasa akan lebih efektif apabila didukung briefing yang terstruktur. Sebelum event dimulai, usher sebaiknya tidak hanya diberi informasi mengenai dress code dan jam kerja, tetapi juga dibekali informasi yang benar-benar akan digunakan di lapangan.
Beberapa hal yang perlu dipersiapkan antara lain:
1. Pahami layout venue
Usher harus mengetahui lokasi entrance, registration counter, booth utama, meeting room, seminar hall, toilet, emergency exit, lounge, dan area penting lainnya.
Pengunjung yang bertanya dalam bahasa Inggris mengenai lokasi tertentu membutuhkan jawaban yang cepat. Karena itu, penguasaan venue sama pentingnya dengan kemampuan bahasa.
2. Siapkan vocabulary yang relevan
Briefing dapat mencakup istilah yang sering digunakan selama exhibition, seperti registration, exhibitor, booth, conference room, meeting area, information desk, entrance, exit, schedule, dan badge.
Tujuannya bukan membuat usher menjadi interpreter, tetapi memastikan komunikasi dasar dapat dilakukan secara konsisten.
3. Buat escalation procedure
Tidak semua pertanyaan dapat dijawab oleh usher. Pertanyaan mengenai harga produk, kontrak, detail teknis, jadwal meeting, atau informasi bisnis tertentu sebaiknya diarahkan kepada exhibitor atau PIC terkait.
Usher perlu mengetahui siapa yang harus dihubungi ketika menghadapi pertanyaan di luar tanggung jawabnya.
4. Simulasikan situasi yang mungkin terjadi
Briefing akan lebih efektif jika disertai simulasi sederhana.
Contohnya:
“Excuse me, where can I register for the exhibition?”
“Could you show me where the seminar room is?”
“Where can I find the booth of this company?”
Latihan seperti ini membantu talent memahami pola interaksi yang kemungkinan besar terjadi ketika event berlangsung.
Kapan Perusahaan Membutuhkan Jasa Usher Multilingual?
Tidak semua exhibition membutuhkan jumlah multilingual usher yang sama. Kebutuhan sangat bergantung pada skala event, profil pengunjung, jumlah hall, jumlah exhibitor, dan area interaksi.
Untuk event kecil dengan mayoritas pengunjung lokal, beberapa English-speaking usher di titik strategis mungkin sudah cukup. Sebaliknya, exhibition berskala internasional dengan banyak exhibitor asing dapat membutuhkan pembagian personel yang lebih terstruktur.
Kebutuhan juga dapat berubah selama event berlangsung. Area registration biasanya lebih sibuk pada awal acara, sementara booth atau seminar room tertentu dapat mengalami lonjakan pengunjung pada jam tertentu.
Karena itu, perencanaan manpower sebaiknya tidak hanya berdasarkan jumlah pengunjung, tetapi juga berdasarkan alur dan titik interaksi.
Dalam konteks ini, menggunakan jasa usher dari penyedia talent dapat membantu penyelenggara mengurangi pekerjaan administratif seperti mencari kandidat, menyesuaikan kebutuhan personel, dan mempersiapkan talent sebelum event.
Rettalent, misalnya, menyediakan jasa usher untuk berbagai kebutuhan event di sejumlah kota di Indonesia. Layanannya mencakup talent dengan kemampuan komunikasi bahasa Inggris untuk mendukung event yang melibatkan tamu internasional.
Untuk international exhibition, kebutuhan tersebut dapat disesuaikan dengan jumlah personel, area penempatan, durasi event, serta karakter pengunjung yang ditargetkan.
Multilingual Usher sebagai Bagian dari Pengalaman Pengunjung
Pengalaman pengunjung dalam exhibition dibentuk oleh banyak detail. Booth yang menarik dan program yang bagus tetap membutuhkan alur pengunjung yang jelas agar pengalaman di venue tidak terganggu oleh masalah sederhana seperti tidak mengetahui harus menuju ke mana atau kepada siapa harus bertanya.
Di sinilah multilingual usher memiliki fungsi yang cukup spesifik. Mereka membantu membuat titik kontak antara event dan pengunjung menjadi lebih mudah diakses.
Perannya memang tidak menggantikan interpreter, customer service, atau exhibitor representative. Namun, untuk kebutuhan informasi dan arahan dasar, keberadaan personel yang mampu berkomunikasi dengan pengunjung internasional dapat membantu menciptakan alur yang lebih nyaman.
Bagi perusahaan atau event organizer yang sedang mempersiapkan exhibition dengan peserta internasional, kebutuhan manpower sebaiknya direncanakan bersamaan dengan layout, registration flow, dan visitor journey. Dengan begitu, penempatan usher dapat menjadi bagian dari desain pengalaman event, bukan sekadar kebutuhan tenaga tambahan di hari-H.
Jika Anda membutuhkan tenaga pendukung untuk international exhibition, Anda dapat mempertimbangkan jasa usher Rettalent dengan kebutuhan bahasa, jumlah personel, dan area penempatan yang disesuaikan dengan karakter event.
